A transformação digital vai chegar às faturas em Portugal

A transformação digital vai chegar às faturas em Portugal

18 Junho, 2019 0 Por Joel Pinto

A fatura eletrónica está, desde 2014, consagrada numa Diretiva Europeia, cuja adoção em Portugal estava prevista para o passado mês de abril. Contudo, foi publicado o decreto lei 123/2018, de 28 de dezembro, que estendeu o prazo previsto na diretiva, dando um período adicional de 1 ano para as grandes empresas e quase 2 anos para que as PMEs adotarem a faturação eletrónica com os seus clientes públicos, nas formas técnicas previstas na diretiva, algumas das quais ainda por definir.

No que concerne ao Estado, o Governo delegou na ESPAP a coordenação da implementação da faturação eletrónica nas entidades públicas, ficando a mesma com a incumbência da definição dos requisitos técnicos e funcionais da respetiva implementação.

Para Miguel Zegre, Membro do Comité Executivo da EESPA e Senior Account Executive da Pagero, empresa global especializada em soluções de faturação eletrónica, «este é um sinal de esperança para Portugal recuperar algum do tempo perdido, mas, sobretudo, para que seja construído o modelo certo para a fatura eletrónica na nossa Administração Pública. Um modelo que sirva os interesses do Estado, mas também das empresas com que o estado trabalha. Ou seja, um modelo que defina soluções com custos controlados para os organismos públicos e que permita aos fornecedores a escolha mais eficiente para se ligarem à Administração Pública.»

O envio da fatura eletrónica pressupõe a entrega, em todas os organismos da Administração Pública Portuguesa, da informação da fatura, no formato estruturado definido pela União Europeia e adotado por Portugal (CIUS-PT), de forma obrigatória já a partir de 2020. Esta alteração vai ter um impacto importante a nível da relação comercial que as empresas têm com a Administração Pública e as empresas, e o próprio Estado, vão ter de preparar os seus sistemas e os seus colaboradores para esta nova realidade.

fatura eletrónica 2 - A transformação digital vai chegar às faturas em Portugal

Os países nórdicos, nomeadamente a Noruega e a Suécia, estão na linha da frente deste processo. Sendo a Pagero uma empresa global de origem sueca, tem acompanhado, desde a primeira hora, as implementações com maior sucesso em diversos países. Mas a Pagero também constatou alguns exemplos em que as opções tomadas pelos países não foram as mais indicadas, o que gerou frustração, gastos desnecessários e atrasos nos projetos nesses países.

Por norma, as dificuldades estão relacionadas com a escolha de redes fechadas (quer construídas de raiz pelas Administrações Públicas dos diferentes países, ou contratando um fornecedor único de rede ou de serviços de faturação eletrónica), que não permitem "reaproveitar" todo o ecossistema de faturação eletrónica existente no país, como a troca de documentos eletrónicos entre as empresas (B2B).

As vantagens da faturação eletrónica são inúmeras para todos os intervenientes no processo, destacando-se a vantagem ambiental, por deixar de ser necessária a impressão das faturas. Depois, e também, importante, a poupança que este processo vai trazer, quer aos emissores, quer aos destinatários da fatura, com a simplificação de processos e otimização dos fluxos de trabalho entre as organizações. Diversos estudos internacionais apontam poupanças entre os 40 e os 80% em todo o processo de faturação, quer na emissão, quer na receção.

Miguel Zegre sublinha que «em Portugal, a introdução da fatura eletrónica reduz o custo das empresas de 5€ para 3€ por cada fatura emitida. Para as empresas que emitem muitas faturas esta é uma poupança muito significativa. Além disso, e como se pode constatar noutros países, estes processos não se resumem à emissão de faturas. Uma empresa que inicia um processo de otimização de fluxos de trabalho, por norma, não se restringe apenas a um processo. Uma considerável maioria das empresas irá também melhorar os seus processos de receção de faturas de fornecedores, melhoria da troca de encomendas com clientes ou a eliminação do arquivo físico, que desde o final do ano passado já se pode fazer em Portugal, ao abrigo do decreto lei 28/2019.»

A adoção da fatura eletrónica pelo estado português não implica uma "uniformização" do software, uma vez que o que a lei define é um formato de dados estruturados puramente digital, onde não se inclui o PDF. Todos os organismos da Administração Pública serão obrigados a receber a fatura nesse formato Europeu, adaptado para Portugal pela ESPAP através do CIUS-PT. Os fornecedores devem, depois, escolher de que forma vão construir esse formato e qual a rede que vão usar para fazer chegar esses dados aos seus clientes da Administração Pública.

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